Dalam lingkungan pendidikan tinggi yang beradaptasi dengan kemajuan teknologi, proses pengiriman tugas melalui email menjadi semakin relevan. Menyusul tren digitalisasi ini, penting bagi mahasiswa untuk memahami etiket dan prosedur yang tepat dalam mengirimkan tugas akademis kepada dosen melalui email.
Penelitian yang dilakukan oleh Pusat Pengembangan Pendidikan dan Kebudayaan Digital (PPPKD) menunjukkan bahwa keefektifan komunikasi melalui email dapat mempengaruhi penilaian dan pemahaman dosen terhadap tugas yang dikirimkan.
Cara Mengirim Tugas Lewat Email Dosen
sumber : freepik
Menurut Prof. Dr. Suryani, M.Ed., ahli pendidikan dari Universitas Pendidikan Nasional, terdapat beberapa langkah krusial yang perlu diikuti mahasiswa:
- Penyusunan Email dengan Bahasa yang Formal dan Jelas: Penggunaan bahasa yang formal dan struktur kalimat yang jelas merupakan kunci dalam komunikasi akademis. Hal ini mencakup penggunaan salam pembuka dan penutup yang sopan serta penghindaran singkatan yang tidak baku.
- Format Pengiriman yang Terstruktur: Mahasiswa diharapkan menyertakan informasi yang jelas tentang identitas, mata kuliah, dan deskripsi singkat tugas yang dikirimkan. Selain itu, subjek email harus jelas dan informatif, mengindikasikan konten dan tujuan email tersebut.
- Penamaan Berkas yang Sistematis: Penamaan berkas yang dikirimkan harus mengikuti standar yang telah ditetapkan oleh dosen atau departemen. Format umum yang dianjurkan adalah: [Nama_Mahasiswa]-[NIM]-[Kode_Mata_Kuliah]-[Jenis_Tugas].
- Penggunaan Attachment dan Format Berkas yang Sesuai: Tugas sebaiknya dikirimkan dalam format yang telah disepakati, umumnya dalam bentuk dokumen PDF atau Microsoft Word. Memastikan bahwa berkas dapat dibuka dan dibaca oleh dosen adalah esensial.
- Kontrol Plagiarisme dan Keaslian Tugas: Mahasiswa harus memeriksa keaslian karya mereka dan memastikan bahwa tugas yang dikirim bebas dari plagiarisme. Universitas biasanya menyediakan alat untuk mengecek plagiarisme yang bisa diakses oleh mahasiswa.
- Pengiriman Uji Coba kepada Diri Sendiri: Sebelum mengirimkan tugas kepada dosen, dianjurkan untuk melakukan pengiriman uji coba kepada alamat email sendiri. Langkah ini memastikan bahwa format pengiriman telah sesuai dan dokumen terlampir dengan benar.
Prof. Dr. Suryani, M.Ed. menambahkan, “Penggunaan email sebagai medium pengiriman tugas mencerminkan profesionalisme dan kompetensi digital mahasiswa. Oleh karena itu, penting bagi institusi pendidikan untuk memberikan pembekalan terkait keterampilan ini.”
Baca Juga : Apa Itu Wawancara Dosen SKB
Template Chat Dosen Berdasarkan Kepentingan
1. Mengumpulkan Tugas:
Judul: Pengumpulan Tugas [Nama Mata Kuliah] – [Nama Lengkap]
Isi:
Yth. [Nama Dosen],
Saya, [Nama Lengkap] ([Nomor Pokok Mahasiswa]), ingin menyampaikan bahwa saya telah menyelesaikan tugas [Nama Tugas] untuk mata kuliah [Nama Mata Kuliah].
Lampiran:
- [Nama File Tugas] ([Format File])
Mohon konfirmasi penerimaan tugas. Terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap] [Nomor Pokok Mahasiswa]
2. Meminta Bimbingan Skripsi:
Judul: Permohonan Bimbingan Skripsi – [Nama Lengkap]
Isi:
Yth. [Nama Dosen],
Saya, [Nama Lengkap] ([Nomor Pokok Mahasiswa]), ingin mengajukan permohonan bimbingan skripsi dengan judul “[Judul Skripsi]”.
Saya telah menyelesaikan proposal skripsi dan ingin mendapatkan arahan dari Bapak/Ibu terkait langkah selanjutnya.
Mohon konfirmasi waktu yang memungkinkan untuk bertemu dan membahas proposal skripsi.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap] [Nomor Pokok Mahasiswa]
3. Menanyakan Jadwal Konsultasi:
Judul: Pertanyaan Jadwal Konsultasi – [Nama Lengkap]
Isi:
Yth. [Nama Dosen],
Saya, [Nama Lengkap] ([Nomor Pokok Mahasiswa]), ingin menanyakan jadwal konsultasi untuk mata kuliah [Nama Mata Kuliah].
Sebelumnya, Bapak/Ibu pernah menyampaikan bahwa konsultasi dapat dilakukan di [hari] dan [jam]. Namun, apakah ada kemungkinan untuk konsultasi di luar waktu tersebut?
Mohon konfirmasi terkait ketersediaan waktu Bapak/Ibu.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap] [Nomor Pokok Mahasiswa]
4. Meminta Izin Cuti Kuliah:
Judul: Permohonan Izin Cuti Kuliah – [Nama Lengkap]
Isi:
Yth. [Nama Dosen],
Saya, [Nama Lengkap] ([Nomor Pokok Mahasiswa]), ingin mengajukan permohonan izin cuti kuliah selama [lama cuti] terhitung mulai tanggal [tanggal mulai cuti] hingga [tanggal akhir cuti].
Alasan cuti saya adalah [alasan cuti]. Saya telah menyelesaikan semua tugas dan ujian yang terjadwal selama masa cuti.
Lampiran:
- Surat Izin Cuti Kuliah dari [instansi] (jika ada)
Mohon pertimbangan Bapak/Ibu atas permohonan ini.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap] [Nomor Pokok Mahasiswa]
5. Menanyakan Nilai Tugas:
Judul: Pertanyaan Nilai Tugas – [Nama Lengkap]
Isi:
Yth. [Nama Dosen],
Saya, [Nama Lengkap] ([Nomor Pokok Mahasiswa]), ingin menanyakan nilai tugas [Nama Tugas] yang telah saya kumpulkan pada tanggal [tanggal pengumpulan].
Mohon informasi terkait nilai tugas tersebut.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap] [Nomor Pokok Mahasiswa]
6. Mengirimkan Pertanyaan:
Judul: Pertanyaan Terkait [Topik Pertanyaan] – [Nama Lengkap]
Isi:
Yth. [Nama Dosen],
Saya, [Nama Lengkap] ([Nomor Pokok Mahasiswa]), ingin menanyakan terkait [topik pertanyaan].
Pertanyaan saya adalah:
- [Pertanyaan 1]
- [Pertanyaan 2]
- [Pertanyaan 3]
Mohon penjelasan Bapak/Ibu atas pertanyaan-pertanyaan tersebut.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap] [Nomor Pokok Mahasiswa]
7. Mengirimkan Permohonan Pengunduran Diri:
Judul: Permohonan Pengunduran Diri dari [Nama Mata Kuliah] – [Nama Lengkap]
Isi:
Yth. [Nama Dosen],
Saya, [Nama Lengkap] ([Nomor Pokok Mahasiswa]), ingin mengajukan permohonan pengunduran diri dari mata kuliah [Nama Mata Kuliah].
Alasan pengunduran diri saya adalah [alasan pengunduran diri].
Mohon pertimbangan Bapak/Ibu atas permohonan ini.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap] [Nomor Pokok Mahasiswa]
Dengan mengikuti panduan yang telah dirumuskan oleh para ahli pendidikan, mahasiswa dapat meningkatkan kualitas komunikasi akademis mereka dengan dosen, serta memastikan bahwa tugas yang dikirimkan diterima dengan baik dan dinilai secara adil.